Digitalisation des fiches d’impôt : Employeurs, comment être prêts pour 2022 ?

01.12.2021

Digitalisation des fiches d’impôt : Employeurs, comment être prêts pour 2022 ?

Le législateur luxembourgeois a récemment modifié la procédure d’émission et de consultation des fiches d’impôt afin d’alléger la charge administrative des contribuables luxembourgeois.

Pour rappel, les fiches d’impôt sont essentielles pour permettre aux employeurs de prélever la juste retenue d’impôt sur la rémunération de leurs salariés. L’absence de fiche d’impôt en possession de l’employeur le contraint à devoir appliquer, par défaut, les dispositions tarifaires les plus onéreuses.

Auparavant émises uniquement sous format papier, les fiches de retenue d’impôt sont désormais digitalisées et deviennent pluriannuelles (i.e. absence de date de fin). Ce nouveau mécanisme implique des démarches et obligations nouvelles pour les employeurs à compter du 1er janvier 2022. Il est donc important que les employeurs luxembourgeois en comprennent l’impact et saisissent au mieux comment appréhender ce changement en pratique.

Quels changements pour les employeurs ?

Afin de pouvoir digitaliser les fiches d’impôt, le cadre législatif luxembourgeois a évolué à la suite de l’entrée en vigueur de la loi budgétaire pour 2021.

Auparavant, les fiches de retenue d’impôt étaient émises sous format papier et d’une validité principalement annuelle. Elles devaient en outre obligatoirement être remises par le salarié à son employeur.

Dans la majorité des cas, elles étaient ensuite encodées manuellement par les employeurs dans le logiciel de paie afin de prélever le juste montant de la retenue à la source sur les salaires des employés.

Désormais, la nouvelle procédure permet aux employeurs d’accéder aux fiches d’impôt sous format numérique (i.e. XML et/ou PDF) directement sur leur espace employeur de la plateforme Myguichet.lu.

Pour les employeurs, les avantages de cette nouvelle procédure sont les suivants :

  • Réduction de la charge administrative liée à l’encodage de l’information ;
  • Obtention des informations contenues dans les fiches de retenue d’impôt sans attendre la transmission de l’information par les salariés.

 

Pour les salariés, ceci implique qu’ils n’ont désormais plus l’obligation de remettre leur fiche d’impôt à leur employeur. Ils doivent cependant toujours continuer de vérifier l’exactitude des données qui y sont mentionnées.

Néanmoins, cette procédure implique également des démarches et obligations nouvelles pour les employeurs, à savoir que ces derniers ont désormais l’obligation de consulter les nouvelles fiches d’impôt tous les mois, en les téléchargeant de la plateforme Myguichet.lu. Le but de cette obligation est de s’assurer que les employeurs prélèvent le juste montant de l’impôt dû sur une base mensuelle. Dès lors, les employeurs reçoivent des notifications à chaque fois que des nouvelles fiches d’impôt sont mises à leur disposition sur leur espace Myguichet.lu afin de faciliter leurs démarches.

Si la nouvelle obligation n’est pas remplie dans le délai imparti, l’employeur encoure une astreinte de 10 000 euros chaque mois où cette vérification fait défaut. En revanche, des rappels seront effectués par l’administration fiscale avant d’appliquer cette astreinte afin de laisser aux employeurs le temps de régulariser leur situation.

À partir de quand s’applique cette nouvelle procédure ?

Les nouvelles obligations s’appliquent à compter du 1er janvier 2022.

Toutefois, la nouvelle loi prévoit une phase transitoire durant l’année 2021. Ainsi, les employeurs luxembourgeois ont été invités, depuis le 1er mai 2021, à se connecter à leur espace professionnel sur la plate-forme Myguichet.lu. Ils peuvent accéder électroniquement aux fiches d’impôt 2021 de leurs salariés depuis cette date. Cette procédure est optionnelle pour 2021 et ne deviendra obligatoire qu’en 2022. Les salariés conservent donc, jusqu’à la fin de l’année 2021, leur obligation de remettre leur fiche d’impôt à leur employeur. Pour les employeurs, cette phase intermédiaire a pour objectif de leur permettre d’anticiper leurs nouvelles obligations et ainsi de :

  • s’assurer du bon fonctionnement de leur accès à la plateforme, qui nécessite le recours à un « token » (i.e. N° contenant  » ACD_FICHE-  » et suivi de 20 caractères alphanumériques) fourni, sur demande, par l’administration fiscale ;
  • vérifier la fonction de consultation, téléchargement des fiches d’impôt ainsi que la validité des informations transmises sur la plateforme ; et
  • vérifier la compatibilité entre le format digitalisé des fiches d’impôt et leur logiciel de paie ou celui du prestataire.

 

Comment anticiper les nouvelles obligations ?

Les employeurs peuvent s’assurer d’être prêts pour le 1er janvier 2022 en effectuant dès à présent les étapes suivantes :

  • Se connecter à Myguichet.lu
  • Accéder/créer un espace professionnel
  • Effectuer en ligne une demande de token (sous la rubrique catalogue des démarches) afin de pouvoir accéder via l’espace professionnel de Myguichet.lu aux fiches d’impôt
  • Consulter et télécharger mensuellement le contenu des fiches d’impôt
  • Adapter votre logiciel de paie aux fiches d’impôt digitalisées (le cas échéant)

Pour aller plus loin dans ces démarches, rendez-vous sur https://impotsdirects. public.lu/dam-assets/fr/echanges-elec-troniques/fpe/guide-utilisateur-fpe.pdf

Comme ces démarches sont nouvelles et peuvent nécessiter un certain délai, il est essentiel que chaque employeur luxembourgeois teste cette nouvelle procédure avant la fin de l’année afin de pouvoir anticiper ses nouvelles obligations pour 2022.

Retrouvez l’intégralité du numéro du magazine CONNECT by clc de décembre 2021.
Flora Castellani (à gauche) et Marie Vintrou (à droite), conseillères fiscalité à l’UEL